¿Cómo organizar un espacio de trabajo?

La organización es clave cuando se trabaja desde casa. Tener todo en orden ahorra tiempo a la hora de buscar cualquier archivo, documento o material, pero también es importante reducir el desorden en la mesa de trabajo. Para evitar esta problemática pueden usarse archivadores, cajones, estanterías o cajas, pero conviene que estén debidamente identificadas para poder localizar cualquier cosa que se necesite rápidamente. Es esencial mantener el orden en la mesa de trabajo. Puedes clasificar los documentos en archivadores y etiquetar estos por meses o temáticas, para poder consultarlos rápidamente siempre que lo necesites. Puedes apostar por digitalizar aquellos archivos que no necesites consultar en papel y organizarlos en carpetas en el ordenador o en la nube. El uso del etiquetado para mejorar el orden y la organización es muy versátil. Puede usarse, como hemos comentado, para identificar archivadores o clasificar estanterías, pero también para generar códigos de barras con los que establecer un sistema de gestión documental, a través de etiquetas adheridas a los documentos o las ubicaciones. Será muy útil establecer una zona común en la que se encuentren equipos que se vayan a compartir, ya sea una impresora, una multifunción o un escáner. De esta manera, se evitará molestar siempre al miembro de la familia que esté junto al equipo. Con un poco de planificación y tu toque personal, puedes mantener tu espacio de trabajo siempre en orden, para que tu creatividad y productividad no se vean mermadas. Si apuestas por el etiquetado para identificar y organizar archivos y materiales, tendrás el éxito asegurado.

Prescinde de lo innecesario. La clave de un espacio de trabajo que nos ayude a ser productivos reside en que solamente cuente con lo imprescindible para nuestro trabajo. Por lo tanto, párate a pensar en aquello que no hayas utilizado en meses y despréndete de ello. Clasifica y ordena, esto aplica tanto al escritorio como al ordenador. Clasifica cada documento y archívalo en carpetas, no hace falta que todo esté a la vista en el escritorio. Marca y etiqueta, las etiquetas son muy útiles para identificar fácilmente los documentos. Una vez que todo esté clasificado, las etiquetas deben colocarse en carpetas, archivadores, cajones o estanterías para que puedan encontrarse de un vistazo. Personaliza el espacio, las oficinas adaptadas a los gustos de cada persona hacen que trabajemos mejor. Mantén la limpieza y el orden, lo más complicado es organizar el espacio de trabajo desde cero, pero una vez que tienes todo bajo control, mantenerlo colocado apenas requiere tiempo. Acostúmbrate a guardar cada cosa después de utilizarlas, a archivar los documentos siguiendo las pautas que has establecido y a eliminar todo aquello que no hayas utilizado en un tiempo. De esta forma, disfrutarás de una oficina eficiente.

Desordena, vacía, tritura, déshazte de todo lo que no necesitas o no quieres. Mira alrededor. ¿Qué no has usado en un tiempo? Toma un área a la vez. Si no funciona, envíalo para repararlo o bótalo. Si no lo has usado en meses y no puedes pensar cuándo realmente lo necesitarás, se irá. Reúne cada elemento que no esté en su lugar y colócalo donde va. Decide qué tipo de actividad sucede en cada área de tu oficina. Es probable que tengas un área de trabajo principal, un área de referencia y un área de suministros. Coloca el equipo apropiado y los suministros ubicados en el lugar adecuado tanto como sea posible. Coloca el equipo y los suministros que usas más a tu alcance. Las cosas que rara vez usas pueden almacenarse o guardarse. Elige un fabricante de etiquetas que sea fácil de usar. Tómate el tiempo para etiquetar los estantes, papeleras, cestos de cestas. No solo te recordará a dónde van las cosas, sino que también ayudará a otras personas que puedan necesitar encontrar, usar o guardar algo en tu área de trabajo. A medida que avanzamos completamente en la era digital, la necesidad de almacenar archivos en papel ha disminuido. ¿Qué puede hacer tu tienda digitalmente? ¿Estás duplicando archivos? Es posible que puedas eliminar algunos de los archivos y carpetas que utilizaste en el pasado. Si estás almacenando archivos en tu computadora, asegúrate de realizar copias de seguridad periódicas. Incluye todos los ‘elementos para ser discutidos’ junto con los elementos que se deben entregar, los informes que se deben corregir, etc. Te ayudará a estar preparado para las reuniones y a ahorrarte el estrés que se puede producir en esas situaciones. Muchos de nuestros papeles desordenados son cosas que están en espera hasta que alguien responda o actúe. Colócalos en una carpeta EPR. Compruébalo cada dos o tres días para ver las acciones pendientes que puedes necesitar para realizar un seguimiento. Elimina todo, límpialo completamente y vuelve a colocar solo aquellos artículos que son esenciales para el uso diario. Ahora que has simplificado tu escritorio, es una buena idea organizarlo. Usa organizadores de escritorio o contenedores para organizar los artículos en tu escritorio. Usa bandejas para papeles y contenedores para artículos más pequeños. Coloca los elementos usados untos en el mismo espacio de los cajones, sellos con sobres, almohadillas adhesivas con blocs de notas, etc. Utiliza los organizadores de los cajones para artículos pequeños, clips de papel, tachuelas, etc. Utiliza un cajón separado para los Artículos personales. Si trabajas regularmente con otras personas, crea una carpeta o bandeja de entrada para cada una. Revisa la pila y colócala en el lugar apropiado o bótala. No solo coloques el correo en un montón para ordenarlo o filtrarlo y sacar las piezas que necesitas en este momento. Ordénalo tan pronto como lo obtengas: Para actuar, Para leer, Para archivar, Para delegar o entregar… No es necesario que conserves cada hoja de papel indefinidamente. Marca en los archivos o documentos cuando se pueden arrojar o triturar. Algunos documentos legales o financieros deben conservarse durante un período de tiempo específico. Asegúrate de saber cuáles son esos requisitos. Usa cajas de almacenamiento económicas para guardar los documentos archivados y sacarlos de tu espacio de archivos actual.